Platforma integrată pentru servicii electronice a fost realizată în cadrul proiectului ADMINISTRAȚIE ELECTRONICĂ LA NIVELUL MUNICIPIULUI ROMAN PENTRU REDUCEREA BIROCRAȚIEI, Cod MySMIS2014: 126260/ Cod SIPOCA 526, proiect cofinanțat din Fondul Social European, prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.

Obiectivul general al proiectului  constă în consolidarea capacității instituționale și eficientizarea activității la nivelul Municipiului ROMAN, prin simplificarea procedurilor administrative și reducerea birocrației, implementând măsuri din perspectivă back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor), și front-office pentru serviciile publice furnizate cetățenilor.

Prin subsistemul PORTAL se oferă cetățenilor,  persoanelor juridice și  instituțiilor partenere Primăriei posibilitatea accesării unor servicii publice online, sub formă electronică. Prin utilizarea acestor  servicii electronice, beneficiarii acestora vor avea posibilitatea de a interacționa cu Primăria într-un mediu electronic securizat și cu o disponibilitate de 24 ore din 24, 7 zile pe săptămână.

Pentru accesarea de către o persoană fizică sau juridică a serviciilor electronice puse la dispoziție de PORTAL, este necesară crearea unui cont de utilizator în cadrul PORTALULUI.

La crearea contului, utilizatorul trebuie să dețină o adresă de email validă și să furnizeze o serie de date cu caracter personal.

După completarea formularului de creare cont de utilizator în cadrul PORTALULUI, utilizatorul va primi, pe adresa de email, un link pentru activarea contului; prin accesarea acestui link se va realiza finalizarea creării contului în PORTAL.

Autentificarea în PORTAL se va face cu adresa de email și parola (completate la crearea contului de utilizator) și va permite accesarea serviciilor electronice precum și accesarea spațiului personal al utilizatorului din PORTAL.

În spațiul său personal, utilizatorul va regăsi istoricul cererilor sale de servicii electronice în cadrul PORTALULUI, cu toate etapele comunicării dintre utilizator și Primărie și va putea vizualiza stadiul rezolvării fiecărei solicitări în parte.

Pentru a beneficia de serviciile electronice oferite de PORTAL, utilizatorul autentificat în PORTAL va accesa serviciul dorit din secțiunea „Servicii Publice Electronice”.

După accesarea serviciului dorit, utilizatorul va completa formularul web pus la dispoziție de PORTAL, în care câmpurile marcate cu * sunt câmpuri obligatorii. După completarea câmpurilor necesare și încărcarea documente necesare scanate (dacă este cazul, pentru serviciile care necesită acest lucru) utilizatorul poate finaliza formularul web pentru trasmiterea automată a cererii de serviciu electronic către Primăria Roman, în vederea soluționării.

Pentru serviciile electronice care necesită plata unei taxe, utilizatorul va fi notificat automat în spațiului personal din PORTAL și pe email, după verificarea cererii sale de către angajatul Primariei căruia i-a fost repartizată soluționarea cererii.

De asemenea, dacă în urma verificării cererii utilizatorului, angajatul Primariei căruia i-a fost repartizată soluționarea cererii constată că sunt necesare informații suplimentare sau retransmiterea corectă a unor informatii, acest fapt va fi notificat automat utilizatorul în spațiul personal de pe PORTAL, în istoric cereri.